Surat Kiriman Rasmi - Format

1.Nama dan alamat pengirim – di sudut kiri surat.

   langkau sebaris (skip a row)

2. Lukis garisan panjang

3. Penerima dan alamat penerima – di sudut kiri surat.
4. Tarikh dengan huruf besar – di kanan dan selari dengan baris terakhir alamat penerima.
5. Panggilan hormat (Tuan/ Puan/ Datuk dan sebagainya yang sesuai) – di kiri dan tanda koma.
6. Tajuk surat – 

Semua perkataan awal dengan huruf besar, kecuali untuk kata hubung, sendi dan kata bantu. Garisi tajuk dan jangan letak tanda titik pada akhir ayat.

7. Pengenalan surat – nyatakan siapa anda + mewakili siapa (jika anda sebagai wakil) + tujuan surat ditulis. (tulis rapat di kiri surat dan jangan letak sebarang nombor)

8. Isi surat: (Bermula dari perenggan kedua dan seterusnya, letak nombor bermula dengan 2 dan seterusnya pada setiap perenggan kecuali perenggan terakhir)

         i. Huraian isu atau huraian masalah yang ditulis (di mana + sejak bila + nama pihak penyebab masalah +           

            masa masalah berlaku + siapa terlibat + dan apa-apa juga maklumat awal tentang isu atau masalah itu 

            yang dapat digunakan bagi membantu pihak yang anda beritahu)

        ii. Kesan daripada isu atau masalah itu kepada anda atau orang yang anda wakili. Kesan ini mesti diulas,

            sama seperti anda menulis karangan biasa (ada isi, huraian, contoh dan kesimpulan kecil) Sebaik-

            baiknya, 1 kesan ditulis dalam satu perenggan)

      iii. Cadangan mengatasi masalah – anda boleh memberi cadangan awal untuk mengatasi masalah atau isu          

          yang anda tuliskan.

9. Penutup surat – tuliskan harapan anda dan iringan terima kasih.

    (Ucapan terima kasih ditulis di kiri dan rapat dengan garisan. (Jangan letak nombor)
    (Selepas itu, langkau 3 hingga 4 baris)

10. Tulis pengesahan:
- “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi) dan “Yang benar” (jika tujuan persendirian)
- Tandatangan
-(NAMA) dengan huruf besar dan dalam kurungan
-Nama jawatan (Ikut kehendak soalan jika dinyatakan), jika tidak tulislah Setiausaha. Jika tujuan persendirian, tidak perlu menulis jawatan.
-Nama institusi, persatuan atau taman perumahan yang anda wakili.
TIPS:

Pastikan anda menggunakan frasa gramatis, peribahasa atau kata-kata hikmat seperti anda menulis karangan yang lain.